¿Qué software de contabilidad debo usar?

Esta es sin duda una de las preguntas que más se realizan los contadores y quienes están involucrados en el mundo de la contabilidad y finanzas. De hecho, es tan amplia la demanda que actualmente los proveedores de software contable incluso lo ofrecen bajo el eslogan «adaptable a todo tipo de empresas» pero aquí viene la pregunta, ¿Realmente se adapta este software a nuestro sistema de contabilidad?. Seguramente la pregunta les sonó redundante pero tiene una sencilla explicación, y es que no es lo mismo un sistema de contabilidad que un software contable.

¿Qué es un sistema de contabilidad?

En resumidas palabras un sistema de contabilidad es un conjunto de elementos tales como normas, leyes, reglamentos, procedimientos y otros los materiales y taento humano que coordinados entre sí permiten determinar la situación económica y financiera de una entidad. Por otro lado, el software contable no es sino uno de los elementos que forman parte del sistema de contabilidad.

 ¿Por qué es importante diferenciar sistema de contabilidad de un software contable?

Probablemente parezca un capricho conceptual pero hay varias razones por las cuales es necesario diferenciarlos. Un sistema contable bien estructurado permitirá que la selección del software sea mucho más sencilla pues tendremos claro los requisitos legales, normativos, operativos y administrativos que el software deberá satisfacer, Por ejemplo, si nuestra empresa es de tipo comercial lo primero que podríamos preguntar es si ¿el software maneja inventarios?, ¿qué sistema(s) de control utiliza?, ¿qué método(s) de valuación aplica?, etc. Este tipo de preguntas son fáciles de plantear cuando el sistema de contabilidad está bien definido. 

Mientras mejor implantado esté tu sistema de contabilidad más sencillo será buscar un software en el mercado, ¿pero qué pasa si nuestros sistema no es claro o no está bien definido?. La falta de normas, procedimientos, políticas, controles, etc., hacen que implantar un software de contabilidad se convierta en una verdadera odisea pues básicamente esperamos que un software solucione nuestros problemas y es aquí donde nace una nueva pregunta: ¿un software de «última generación» es capaz de reemplazar al profesional contable?. Aunque sé que la mayoría dirá que no, la dependencia hacia estos nos hace pensar lo contrario.

En una ocasión escuché que una empresa X necesitaba adquirir software contable para controlar la desaparición de los inventarios y la pregunta era ¿cuál software me recomiendan?, cuando las preguntas realmente importantes debían ser ¿qué políticas mantengo para el control de inventario?, ¿está siendo aplicado el manual de manejo de inventarios?, ¿quiénes intervienen en el manejo?, ¿tienen funciones bien definidas?, ¿que acciones o procedimientos de control se han implementado?, y eso solo por mencionar unas cuantas. En este caso se veía al software como un fin y no un medio como bien debe ser.

¿Cuánto debo gastar en un software?

Esta pregunta es la más importante para la mayoría pues los empresarios consideran al software contable un simple gasto, un desembolso cualquiera o hasta un juguete para el contador. El monto destinado a la adquisición de un software contable debe ser acorde a la realidad económica de tu empresa. Mientras más complejo sea el giro del negocio (sea en volumen de producción o ventas, aspectos legales, monto de transacciones financieras, cantidad de personal, etc)  mayores serán los requisitos a satisfacer y por lo tanto mayor será su costo.

Al momento de la selección habrá que dejar de lado los caprichos y enfocarse en lo primordial.  El programa de contabilidad que elijas debería ofrecerte la posibilidad de arrojar informes financieros, fiscales, estados de cuenta de los deudores y acreedores, flujos de caja, estados financieros mensuales, etc. Busca que sea posible realizar la mayor cantidad de esas tareas y deja de lado aquellas superficiales que aunque puedan parecerte sorprendentes no son más que un agregado que innecesariamente podrían inflar tu presupuesto.

Implementación del software

En mis años de experiencia he visto fracasar un sin fin de softwares contables y en la mayoría de estos casos todo se reduce a una mala implementación y mal uso del software. Al principio de este post mencionamos los software que dicen ser «para todo tipo de empresas» y tal vez lo sean, pero mientras más complejo sea el software mayor será la necesidad de una capacitación profunda y de una implementación asistida. Si el proveedor del software no ofrece capacitación y asistencia descártalo por completo y sigue buscando. A más de la capacitación será necesario crear una base de conocimientos con los procedimientos a seguir para las principales transacciones a realizarse en la empresa, quienes se integren posteriormente al sistema contable de la empresa te lo agradecerán.

La implementación sin duda es un punto crítico del buen o mal funcionamiento de tu software contable, se puede decir que este es el punto sin retorno pues si no fue correctamente implementado, configurado o parametrizado, lo que te espera serán muchos dolores de cabeza y una serie de acciones que lejos de corregir cualquier problema únicamente lo harán más grande.

Y volvemos nuevamente al tema del sistema de contabilidad ya que para implementar un software contable es necesario tener políticas y procedimientos bien definidos que fueron establecidos acorde al giro del negocio y otros aspectos legales que regulan su accionar. No es cuestión simplemente de cargar un plan de cuentas «predefinido» y empezar a ingresar transacciones. Hay una serie de aspectos que se deben considerar al momento de la implementación como son saldos iniciales, plan de cuentas acorde al giro del negocio, uso de cuentas bancarias, aspectos legales referentes a la nómina, tributos y retenciones de estos, métodos de valuación para inventarios, etc. ¿Quieres que tu software contable trabaje correctamente? Entonces asegúrate de implementarlo correctamente.

¿Existen buenos y malos software de contabilidad?

Exceptuando unos cuántos puedo asegurarte que la mayoría de software contable del mercado son bastante buenos siempre y cuando seas capaz de identificar a que empresa puede ser aplicado. Así que si piensas cambiar de software de contabilidad mas vale que te lo pienses dos veces y te hagas las siguientes preguntas ¿mi software contable está fallando o es mi sistema de contabilidad el que necesita una mejora?

Espero que este post te haya servido y la próxima vez que decidas adquirir software contable tomes en cuenta estas sencillas consideraciones. Recuerda que el software de contabilidad no es más que una de las muchas herramientas que los contadores utilizamos para ejercer nuestra profesión y que por muy moderno que este sea, sin tu criterio y experiencia no será más que un bonito adorno en el escritorio de tu PC.